论岗位分工在内部会计控制中的重要性

论岗位分工在内部会计控制中的重要性

　　论岗位分工在内部会计控制中的重要性

　　高英敏华联商厦

　　摘要

　　加强企业的内部控制，有利于各单位更好地组织会计工作，为单位决策提供准确、及时的会计信息，提高企业的经济效益。本文主要分析岗位分工设置在内部控制中的重要性，并提出了如何设置岗位分工来加强和完善会计内部控制制度的问题，以确保单位系统能够正常、安全、有效地运行。

　　关键字：定岗；岗位分工；内部控制

　　1.岗位设置与岗位分工分析

　　1.1岗位设置原则与特性分析

　　定岗定责是企业岗位管理中的一项基本且复杂的工作。合理定岗定责可以避免“人口混杂、遗失东西；事无专管，临期推诱：任无大小，苦乐不均”等管理弊病，使得物物有人管、事事有人问，并利于对员工的岗位职责与任务的完成情况进行绩效考核与激励，加强岗位职责的执行与控制。

　　岗位设置可以参照一般性的通用原则以及企业自身的情况。

　　通用原则主要有：岗位目标与部门职能一致岗位设置符合组织职能及流程目标的要求，且职责清晰明确。岗位划分依据和工作结构合理依据专业分工，有利于员工的专业发展;岗位主要工作一般按照固定的流程，以部门主要职能分解而来，减少临时性、阶段性和突发性的工作。.岗位数适度及职责兼容原则减少重复岗位的设置;合并相似职责的岗位，追求团队合作，提高效率，降低成本。工作饱满且分布合理岗位工作量应达到饱满或基本饱满，且尽量将工作均匀分布在正常工作日内，减少工作量波峰和波谷的发生。

　　1.2岗位工作结构与工作分析

　　第一， 工作时间、全年工作量、工作量饱满度等展开具体分析。

　　第二， 分析阶段性工作内容。主要包括工作内容、工作或项目周期、工作量发生的特点等方面。

　　第三，分析日常性工作内容。针对工作对象、内容、发生频率(或次数)、单位工作量与工作结构的评价。

　　根据实际人员情况调整岗位分工与设置，这是定岗流程的最后一个环节。需要注意的是，定岗、定编是要落脚到定员上的。有的企业会在这个环节进行全员竞聘上岗，增强企业整体岗位与人员的匹配度。另外，虽然岗位设置经过岗位职责、目标与任务等分析，但有的时候也需要基于人员的能力进行岗位设置，从而有发挥个人特长的余地。

　　2.会计的内部控制

　　2.1对内部控制的理解

　　内部控制是为了达到某个成果些目的而进行的过程，且是一种动态的过程，是使企业的经营依循既定的目标前进的过程。它本身一种手段而非一种目的，企业内部会因此形成一种控制精神和控制观念，直接影响到企业的控制效率和效果。

　　2.2内部控制理论的设置目的

　　(1)确保国家财经法律法规、规章制度的贯彻执行，这也是制定内部控制制度的首要目标。

　　(2)保护单位资产安全和完整。通过建立和完善内部会计控制制度，防止和减少贪污盗窃行为和舞弊行为的发生，实现保护财产物资安全和完整的目的。

　　(3)促进单位经营管理水平的提高。通过建立健全内部控制制度，不断完善会计、经营工作相关的岗位责任制，规范经营管理行为，强化管理工作，防范经营风险，提高经济效益，实现经营目标。

　　(4)促进会计信息质量的提高。加大对会计信息的采集、归类、记录、汇总等过程和相关环节的监督和管理力度，以便能及时发现并有效纠正会计工作中出现的问题，提高会计信息质量，真实、完整地反映单位经营管理活动。

　　3.企业内部控制现状分析

　　3.1中航油事件案例分析

　　中国航油(新加坡)股份有限公司公司于1993年在新加坡成立，是由中央直属大型国有企业中国航空油料集团公司的海外控股公司，石油类跨国企业。公司成立之初经营十分困难，一度濒临破产，后在总裁陈久霖的带领下，一举扭亏为盈，从单一的进口航油采购业务逐步扩展到国际石油贸易业务，并于2001年12月6日在新加坡交易所主板挂牌上市，成为中国首家利用海外自有资产在国外上市的中资企业。短短几年间，其净资产增长了700多倍，股价也是一路上扬，市值增长了4倍，一时成为资本市场的明星。公司经营的成功为其赢来了一连串声誉，公司总裁陈久霖被《世界经济论坛》评选为“亚洲经济新领袖”，陈久霖还曾入选“北大杰出校友”名录。然而就是这样一个2004年公司被评为最具透明度的上市公司，却因从事投机行为造成5.54亿美元的巨额亏损，并被迫于2004年12月1日宣布向法庭申请破产保护令，消息震惊国内外市场。

　　经国家有关部门批准，新加坡公司在取得中国航油集团公司授权后，自2003年开始做油品套期保值业务。在此期间，擅自扩大业务范围，从事石油衍生品期权交易。2004年第一季度，中航油在油价涨到每桶30美元以上开始做空；在7月份左右，也就是国际原油价格在每桶40美元，航煤接近每吨350美元的时候，中航油总裁陈久霖做出了错误的判断，认为原油价格已经从2003年5月的每桶25美元开始上涨，且涨幅已经超过60%，应该不会继续升高，因此决定做空石油看涨期权5200万桶。直到2004年10月中下旬，估计原油价格一度达到每桶56美元，行权价格低于市场价格，投资者要求行权，从而使期权卖出方(中航油)在油价每桶50美元以上被迫强行平仓，产生巨额亏损约5.5亿美元。由于公司的期货交易大多使用银行借款，与此同时，法国兴业银行等多家债权人上门逼债。至11月30日，逼迫公司向新加坡提出破产保护。

　　3.2 企业内部控制存在的问题

　　通过中航油事件的案例分析可以看出中国航油(新加坡)股份有限公司的岗位分工在会计控制中有如下问题：

　　3.2.1管理当局风险管理意识差，风格“豪放”

　　导致中航油事件发生的导火索完全是由于陈久霖作为管理者本本身薄弱的风险意识而做了不合常识的操作，输给了国际金融市场上的竞争对手。当国际原油价格在每桶40美元，航煤接近每吨350美元的时候，总裁陈久霖做错误的认为原油价格已经从2003年5月的每桶25美元开始上涨，且涨幅已经超过60%，应该不会继续升高，因此决定做空石油看涨期权5200万桶。由于原先陈久霖对于中航油前期的巨大贡献，也使其放松了自己原有的谨慎的职业态度，变得有点急功近利，轻视了潜在风险给公司带来的严重后果。

　　3.2.2公司治理结构不完善，缺乏权力制衡

　　中航油事件所暴露的是我国国有大中型企业普遍存在的问题。中航油作为中国航油集团在海外的控股子公司，由中国航油集团向中航油董事会派驻了四名成员，包括本人，而陈久霖也是以集团副总经理的身份兼任中航油董事和执行总裁。此外，审计委员会本该监督会计报表的编制、内部审计工作，但始终没有发挥作用。可以看出，审计委员会丧失了原有的独立性，也完全听命于陈久霖的独裁了。如此的“内部人控制”信手可拈，成为企业经营决策中挥之不去的阴影。

　　3.2.3内部审计形同虚设

　　内部审计的关键是独立评价。传统内部审计的目标是查错防弊，发挥保护性、制约性作用，其工作重点放在财务审计上。对于财务审计，中航油上报的2004年6月的财务统计报表上显示，公司当月的总资产为42.6亿元人民币，净资产为11亿元人民币，资产负债率为73%.长期应收账款为11.7亿元人民币，应付款也是这么多。公司的经营财务状况从账面上看，不但没有问题，而且还很漂亮。但实际上，2004年6月，新加坡公司就已经在石油期货交易上面临3580万美元的潜在亏损。从经营审计的角度，陈久霖的违规从事期权投资行为，而从事的石油期权投机是我国政府明令禁止的。在中航油事件中，我们似乎看到的是内部审计部门在陈久霖的独裁压力下的“臣服”，公司虽然设置了内部审计机构，只是陈久霖的傀儡、欺骗外界的工具。

　　3.2.4责任的授权与分配机制失效

　　2004年10月以来，中国航油所持石油衍生品盘位已远远超过预期价格。根据其合同，需向交易对方支付保证金。每桶油价每上涨1美元，新加坡公司要向银行支付5000万美元的保证金，这样的现金交易量己远远超过了陈久霖的权限，但由于无人约束，最终导致新加坡公司现金流量枯竭。单从对于现金控制管理上就可以看出其授权与分配机制是一团的混乱。

　　3.3中航油事件对我国企业内部控制环境建设的思考

　　良好的企业经济秩序是建立在一套严密的规章制度的基础之上的，并使之能够得到执行。然而，中航油并不是没有内部控制制度，但不幸的是内部控制制度仍然流于形式，是造成其申请破产保护的惨淡收场的直接原因。近几年来，从红光实业到麦科特、银广厦，我国股市可谓风波不断，上市公司频繁发生会计造假案件，金额越来越大，影响面也越来越广，企业内部控制失控现象层出不穷。究其原因，控制环境的问题始终是不可忽视的症结。中航油事件只是目前我国企业普遍存在的内部控制问题的一个缩影。找出了控制环境的症结所在，我们所期待的是怎样更好的完善控制环境，使企业内部控制得到更好地执行，达到设置内部控制的初衷目的。

　　4.岗位分工设置在内部控制设置中的对策与措施

　　4.1相关机构加强监管

　　如果披露虚假会计信息，管理当局应承担相应的责任。因其有责任建立内部控制，并保证内部控制的有效运行。如果出现没有授权的经营活动，导致会计信息失真，就说明没有履行内部控制制度的责任，也应承担责任。同时要加大对会计师事务所的处罚力度，使得注册会计师更为谨慎执业，保持其执业的规范性和独立性，形成一种拒绝虚假会计信息的机制。

　　4.2建立优化的组织机构和高效的运作程序

　　优化的组织结构是指明确授权形式和授权对象及组织行为的分配，例如一个人只能有一个直接上司，明确谁该项谁负责。高效的运作行为则是指在规范前提下的高效，包括严格的授权、明确的责任，责任到人。

　　4.3完善资源政策及激励约束机制

　　一个好的人事政策和实务，能确保执行企业内部控制的人员具有胜任能力和正直品行。公司职员的胜任能力和正直性在很大程度上取决于公司的有关雇用、培训、待遇、业绩考评及晋升等激励政策和程序的合理程度。特别是要把工作的重点放在提高会计人员素质。严把用人关，对重要岗位的会计人员的配备和会计主管人员的选拔应全面考察其德、能、才、绩等综合素质。同时，要多层次、多方位地加强岗位和在职人员的培训，提高会计人员的业务素质，加强职业品德教育，形成以自我控制为主、自检纪律为主要手段的内部会计控制制约机制，使之不敢、不愿参与财务报告造假。

　　4.4强化内部审计

　　强化内部控制系统是需要被监督的，作为内控的监督最主要且重要的形式便是内部审计。应在企业内部建立一个不依附于任何职能部门的并且相对独立的内部审计机构，来统一管理企业的内部审计工作和协调外部注册会计师的审计工作，独立的行使审计监督权，并为改进内部控制提出建设性意见。内部审计机构的人员应由独立于业务会计人员之外的会计人员组成。在我国，内部审计的主要目标除了核查企业会计账目外，还包括对内部控制制度执行情况进行检查，监督单位内部各项规定的落实和执行情况，帮助管理当局监督和评估控制政策和程序的有效性，发现存在的问题并及时反馈，为改进单位内部控制提供建设性意见。

　　总结

　　应当指出的是，内部控制的加强不是短期内就能完成的，也不是单靠企业自身的努力就可以达到的。国家应该给企业塑造一种重视、开发和研究内部控制的宏观环境。笔者建议我国的立法机关或其他职业团体对我国企业的内部控制进行全面的研究，或制定准则，或提出指南，给企业的内部控制建设提供一个框架和参考依据。此外，外界也可以给企业管理者以适当的压力和动力，让其自觉提高和完善企业的内部控制。

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